Verbale Riunione Plenaria 31/03/2019

Del Consiglio Direttivo, presenti:
Fabro Alessio, Presidente
Palamin Marco, Vicepresidente (esce alle ore 16.05)
Geretto Riccardo, Consigliere (arriva alle ore 14.20)
Perin Giuseppe, Consigliere
Pravato Nicole, Consigliere
Scala Nicola, Consigliere
Inoltre,
D’Andreis Paolo, Revisore dei conti
Miglioranza Sara, Segretario generale

Prima convocazione ore 4.00
Seconda convocazione ore 12.00

Soci presenti alla seconda convocazione:
Fedrigo Mattia
Giraldi Francesca
De Stefano Giulia
Meneghesso Mirco
Zanella Leonardo
Giacomini Nicola
Fent Sara
Moro Nico
Lamon Samuele
Piccirilli Federica
Barnes Lee Christian
Giacomin Andrea
Gobbi Michele
Vianello Matteo
Crozzolin Gianmarco
Ruffati Marco
Stoppa Giulia
Minutilli Marco
Chiello Alessia
Mascherin Julian
Signorelli Sara (I)
Colonna Ginevra (I)
Marcello del Majno Ludovica (I)
Ragusa Andrea
Piva Ivano (arrivo ore 13.00)
Pupo Michele (arrivo ore 13.15) (I)
Posar Francesco (arrivo ore 13.40)
Marsiglia Maria Benedetta (arrivo ore 13.40) (I)
Zucchelli Michele (arrivo ore 13.40)
Serino Giovanni (in collegamento telematico dalle ore 13.55)
Vettori Mauro (arrivo ore 14.00)
Biason Linda (arrivo ore 15.00)
Nardini Prisca (arrivo ore 15.05)

Ora inizio riunione: 12.35 presso Kaos Kalmo, Via Stazione 2, San Stino di Livenza (VE)

Ordine del Giorno:
Approvazione Bilancio Preventivo
Sintesi Nuova Scelta Assicurativa
Riepilogo Gestione CSEN 2018
Varie ed Eventuali con elezioni nuovi membri per Consiglio Direttivo



Il Presidente anticipa brevemente il punto “Elezioni Vice Presidente e Consiglieri” per dare la possibilità di agevolare il voto telematico ai Soci non presenti: vengono quindi richiesti i nominativi dei Soci che intendono candidarsi per le cariche sopra citate.I Soci Fedrigo Mattia, Serino Giovanni e Pravato Nicole si candidano per il ruolo di Vice Presidente, mentre i Soci D’Andreis Paolo, Ragusa Andrea, Piccirilli Federica, Serino Giovanni e Vianello Matteo si candidano per il ruolo di Consigliere. Il voto telematico rimane attivo ed usufruibile fino alle ore 15.00.

1) Approvazione del Bilancio Preventivo
Il Consiglio Direttivo presenta, nei tempi stabiliti dallo Statuto Associativo, il Bilancio Preventivo per l’anno 2019. Il Revisore dei Conti espone le voci del bilancio, sottolineando come i costi delle singole Sezioni attive siano stati ricavati in base ai dati forniti dalle stesse. Inoltre chiarisce che la voce “Oneri Pluriennali” si rifà a delle spese a “lungo termine” che vengono calcolate e distribuite durante gli anni.
L’Assemblea vota all’unanimità l’approvazione del bilancio preventivo
Qui il link per la visione dello stesso: https://drive.google.com/open?id=1OUNoS8U3r8t6SCXoY4uCporsdmFZkYZK


2) Sintesi Nuova Scelta Assicurativa
Il Revisore dei Conti riprende quanto detto nel topic dedicato in forum in merito alla nuova assicurazione, qui visionabile:

https://arcanadomine.forumattivo.it/t2720-nuova-assicurazione-infortuni-soci

Viene ricordato che l’Assicurazione copre solo i Soci iscritti agli eventi associativi: ciò comporta dover comunicare, con dovuto anticipo, all’ente assicurativo i nominativi dei Soci partecipanti agli eventi; il Segretario informa che il Consiglio Direttivo sta preparando una documentazione per chiarire come gestire le fasi di pre-iscrizione agli eventi associativi e le fasi di segreteria. Il Socio Ragusa Andrea chiede che venga reso visionabile il contratto assicurativo stipulato: il Consiglio Direttivo provvederà a pubblicare visibile ai Soci tutti l’effettivo contratto.
Il Socio Lamon Samuele, dopo aver letto il contratto, rende noto che la questione delle iscrizioni agli eventi associativi, con conseguente comunicazione dei nominativi dei Soci all’ente assicurativo, potrebbe essere gestita in modo differente e più semplice previo accordi tra l’ente assicurativo e l’Associazione. Il Revisore dei Conti si prende in carico la questione e ne verificherà le possibilità.

3) Riepilogo Gestione CSEN 2018
Il Consigliere Pravato Nicole fa una sintesi dell’argomento già esposto nel Verbale della Riunione del 24/03/2019 del Consiglio Direttivo, qui visionabile:

https://arcanadomine.forumattivo.it/t2721-verbale-riunione-cd-24-03-2019

Il Socio Gobbi Michele chiede se sarebbe possibile intraprendere vie legali contro l’ente assicurativo: l’opzione viene scartata.
Il Consiglio Direttivo informa che verrà fatto un rimborso a tutti i Soci aventi diritto che lo richiederanno, in quanto non hanno usufruito della copertura assicurativa, di fatto mancante.

4) Varie ed Eventuali

4.1)
Il Socio Giacomini Nicola chiede chiarimenti in merito alla figura ed alla carica del Responsabile comunicazioni e fiere; chiede inoltre la rimozione da tale ruolo del Socio Piva Ivano poichè non ritiene un buon operato il lavoro svolto dal Socio Piva ed inoltre perchè il suo nome non è sempre gradito all’esterno dell’Associazione- tesi sostenuta anche dal Socio Chiello Alessia. Ricorda, infine, che durante l’Assemblea Plenaria dell’Anno 2017 la carica in questione sia stata negata ad un Socio volontario per tal ruolo.
Il Socio Scala Nicola ricorda come tale carica sia una delega che il Consiglio Direttivo dà ad un Socio, motivo per cui è stata negata la possibilità al Socio che si proposte nel 2017.
Il Socio Piccirilli Federica lamenta come nel sito del progetto LARP Italia (progetto che vede impegnato il Socio Piva in quanto Responsabile comunicazione e fiere) lo spazio dedicato alle Sezioni attive dell’Associazione non sia ugualmente distribuito, nonostante lei stessa avesse proposto una presentazione per ogni progetto associativo attualmente aperto (le campagne Ombre dal Passato, ManSoul ed Isola dei Dannati) di 1000 caratteri equamente distribuiti tra i vari progetti. Piva risponde che quanto scritto nel sito LARP Italia è solo in funzione al testing del sito stesso, non ancora del tutto operativo, ed è per questo che non tutte le Sezioni associative hanno una presentazione ben fatta.
Il Socio Minutilli Marco fa notare che se il PR non ha l’approvazione della maggioranza dei Soci dovrebbe farsi da parte. Il Socio Fedrigo Mattia fa notare come, invece, sia già possibile visionare le presentazioni dei progetti di Arcana Domine nel sito LARP Italia, e che queste siano fonti di cattiva pubblicità per l’associazione stessa; inoltre, chiarisce che per risolvere le problematiche portate in assemblea dal Socio Giacomini è possibile:
far notare la questione al Consiglio Direttivo;
proporre una modifica al Regolamento Associativo e rendere elettiva dall’assemblea dei Soci la carica in questione
proporsi al Consiglio Direttivo per tale carica
Lavorare per lo Staff comunicazione e fiere
Viene chiarito che il compito dello Staff comunicazione e fiere, coordinato dal responsabile stesso, è quello di aiutare il delegato del Consiglio Direttivo a svolgere i compiti di organizzazione di fiere, ritrovi ecc. Ogni singolo Socio può invece, e viene invitato a farlo, promuovere la divulgazione delle attività associative.
Il Socio Palamin Marco chiede che a fronte della sfiducia della persona in carica ci sia un’alternativa concreta e propositiva, invitando al dialogo tra soci. Il Socio Ragusa chiede che il Consiglio Direttivo sia ricettivo nei confronti delle lamentele che i Soci espongono.
Il Socio Pollio ed il Socio Serino, per via telematica, chiedono che venga messa a verbale la loro volontà di ricoprire la carica di Responsabile comunicazione e fiere nel caso in cui il Socio Piva venga rimosso dall’incarico (con la specifica, per Serino, dopo un periodo di affiancamento all’attuale Responsabile).
Il Socio Pupo Michele chiede al Responsabile comunicazioni e fiere la presenza dell’associazione all’interno del Larp Book, mentre il Socio Ruffati chiede che venga creato un drive associativo per contenere le foto degli eventi e renderle disponibili alla visione ed utilizzo.

4.2)
Il Presidente fa un breve riassunto sullo stato degli ultimi lavori conclusi dal Consiglio Direttivo: vengono definitivamente avviate le pratiche per la creazione del Conto Corrente associativo, viene reso noto ai Soci l’attivazione di una PEC ed infine viene reso noto la creazione di un Database per le location finora utilizzate dall’Associazione.

4.3)
Il Socio Ragusa Andrea pone all’attenzione dell’Assemblea dei Soci e del Consiglio Direttivo alcune perplessità in merito all’operato del Consigliere Antigo Maddalena, valutati da lui come non adeguati al ruolo di un Consigliere: in particolare, vengono messi alla luce i contenuti ed i toni utilizzati in post pubblicati sul forum associativo e su diversi gruppi facebook collegati all’associazione stessa. Viene chiesta dal Socio stesso un voto all’assemblea per destituire il Socio Antigo dalla carica di Consigliere associativo. Il Socio Giraldi Francesca appoggia i punti portati dal Socio Ragusa, mentre il Socio Gobbi Michele espone il rammarico per l’assenza di Antigo, spiegando che avrebbe voluto conoscere le motivazioni che hanno spinto Antigo nel cercare una corrispondenza tra la campagna Isola dei Dannati ed il progetto Eyra Fantasy, promosso dall’omonima associazione, dichiarandone in forum la somiglianza e la mancata discontinuità.
Contattata telefonicamente, il Socio Antigo esprime perplessità in merito alle questioni riportate e dichiara le sue dimissioni dalla carica di Consigliere. Il Consiglio Direttivo fa presente che non è possibile accettare una dimissione durante un’assemblea plenaria, ma è necessario dichiarare tali intenzioni con anticipo. Si procede quindi alla votazione per la rimozione del Socio Antigo Maddalena dal ruolo di Consigliere:
voti a favore della rimozione: 32
L’Assemblea dei Soci rimuove ufficialmente Antigo Maddalena dall’incarico di Consigliere.

4.4)
A seguito delle dimissioni preannunciate in forum associativo del Vice presidente Palamin Marco e dei Consiglieri Sala Nicola e Geretto Riccardo, ed in seguito della rimozione del Socio Antigo Maddalena dal ruolo di Consigliere, l’assemblea vota per eleggere un nuovo Vice presidente e tre nuovi Consiglieri.
Il Presidente invita ogni candidato a presentarsi brevemente ed infine chiede il voto all’Assemblea.
L’Assemblea si esprime nel seguente modo circa la nomina del nuovo Vice presidente:
- Fedrigo Mattia, 45 voti
Pravato Nicole, 25 voti
Serino Giovanni, 18 voti
L’Assemblea elegge Fedrigo Mattia come nuovo Vice Presidente.
L’Assemblea si esprime nel seguente modo circa la nomina di tre nuovi consiglieri:
Serino Giovanni, 24 voti
Ragusa Andrea, 33 voti
D’Andreis Paolo, 20 voti
Vianello Matteo, 31 voti
Piccirilli Federica, 38 voti
Vengono eletti per volontà dell’Assemblea dei Soci Ragusa, Vianello e Piccirilli come nuovi Consiglieri.

4.5)
Il Socio Crozzolin Gianmarco dichiara d’aver segnalato al Presidente una grave infrazione avvenuta durante l’ultimo evento della Campagna Ombre dal Passato: il Consiglio Direttivo si prende in carico la questione.

4.6)
Il Socio Vettori Mauro anticipa che a dicembre 2019 rinuncerà al suo ruolo all’interno del Comitato Ambientale

4.7)
Viene segnalato all’Assemblea che, a seguito delle dimissioni del Socio Palamin Marco dalla carica di Vice Presidente, è necessario cambiare sede legale dell’Associazione il prima possibile. il Consigliere Perin Giuseppe invita i Soci a presentare al Consiglio Direttivo eventuali candidature per la sede legale.

4.
Il Socio Biason Linda, in qualità di Responsabile Magazzino Associativo, ringrazia i Soci per l’aiuto prestato durante la giornata di pulizia del magazzino e si dichiara soddisfatta per l’attuale stato del magazzino stesso, del materiale associativo e della collaborazione avuta.

4.9)
Il Socio Chiello Alessia chiede l’ampliamento della sezione “Sicurezza” del Regolamento Associativo, mentre il Socio Ruffati chiede che vengano uniformate le chiamate di sicurezza in tutti gli eventi associativi, normandole nel Regolamento associativo.

4.10)
Il Socio Minutilli Marco chiede la valutazione di noleggi a lungo termine di furgoni per il trasporto dei materiali associativi necessari durante gli eventi.

4.11)
Il Socio Pupo Michele riporta all’attenzione dell’assemblea il seguente post in forum, invitando i Soci ad esprimere un parere in merito e a discuterne tra loro.
Qui la discussione:

https://arcanadomine.forumattivo.it/t2679-non-e-una-discussione-seria


4.12)
Il Socio Fedrigo Mattia porta all’attenzione dell’assemblea come l’associazione Bollaverde Live abbia avuto problemi con una location da loro utilizzata (Castello di Pagazzano), chiedendo quindi che l’Associazione Arcana Domine si schieri in supporto di Bollaverde Live.
In particolare, chiede che l’associazione presti supporto a Bollaverde per difendersi di giudizi negativi- emessi in via ufficiale dal gestore della location- rivolti al mondo del LARP ed all’Associazione in quanto promotrice di tali eventi.
Qui il comunicato di Bollaverde live:

https://www.bollaverdelive.it/news/amiche-e-amici-vi-chiediamo-un-aiuto-per-comunicare-con-pagazzano

Il Consiglio Direttivo prende atto della richiesta e deciderà come gestire la questione.

Fine assemblea ore 16.25

Approvato dal Consiglio Direttivo,
Scritto dal Segretario Generale.