Verbale riunione CD - 24/03/2019

Presenti:
Fabro Alessio, Presidente
Palamin Marco, Vicepresidente
Antigo Maddalena, presente in via telefonica fino alle 16.20
Geretto Riccardo, Consigliere
Perin Giuseppe, Consigliere
Pravato Nicole, Consigliere
D’Andreis Paolo, Tesoriere
Miglioranza Sara, Segretario

Ora inizio riunione: 14.25 presso San Stino di Livenza (VE)

Ordine del giorno:
Banca e creazione del CC associativo
Database eventi
Gestione Segreteria associativa
Gestione CSEN anno 2018
Aggiornamento Magazzino
Sicurezza negli eventi associativi
Varie ed eventuali

Banca e Creazione Conto Corrente Associativo
A fronte delle difficoltà riscontrate nel concludere il progetto Carta Conto Associativo attraverso l’attivazione di una Poste Pay Evolution, il Consiglio Direttivo raccoglie altre opzioni e possibilità per la creazione del CC: tra le opzioni vagliate vengono, in particolare, portate all’attenzione due proposte
creazione CC appoggiandosi a “Banca Sistema”
creazione CC appoggiandosi a “Banca Prossima” del Gruppo Intesa
Valutate le esigenze associative e la comodità di utilizzo per i soci, il Consiglio Direttivo vota nel seguente modo:
2 voti favorevoli alla creazione del CC attraverso Banca Prossima
5 voti favorevoli alla creazione del CC attraverso Banca Sistema.

Il Consiglio Direttivo approva la creazione del Conto Corrente associativo appoggiandosi a Banca Sistema con la riserva di, nel caso in cui anche questa opzione risulti agli effetti pratici fallimentare come la creazione di PostePay Evolution , appoggiarsi a Banca Prossima.

Database eventi
Il Consiglio Direttivo incarica all’attuale Segretario la gestione della creazione del Database associativo condiviso da tutte le sezioni attualmente aperte. Il Segretario chiederà la collaborazione ai soci, che attualmente seguono lo sviluppo e la creazione del sito e del dominio associativo, Moro Nico, Fattorello Mattia e Ruffati Marco e coordinerà il loro operato per la creazione di uno spazio informatico condiviso, che si pone come primo obbiettivo il fornire un sistema standard per l’iscrizione ai vari eventi associativi. Chiunque altro voglia affiancare i sopracitati soci nella gestione del Database è ben accetto.

Gestione Segreteria Associativa
La nuova assicurazione associativa stipulata prevede la necessità di comunicare, entro un tempo limite stabilito, i singoli nominativi dei partecipanti agli eventi associativi. Il Consiglio Direttivo si prende in carico la creazione di un modus operandi condiviso da tutte le sezioni associative per la gestione della comunicazione dei nominativi dei soci entro i tempi e le modalità concordate ai fini di avere l’assicurazione regolarmente attiva e snellire le operazioni di segreteria durante gli eventi associativi. Il Consiglio direttivo porterà alla plenaria prevista per il 31/03/2019 il documento e si renderà disponibile per chiarimenti ai Responsabili Sezioni ed ai delegati alla Segreteria.

Gestione CSEN associative anno 2018
A fronte di alcune incomprensioni sorte dopo le revisioni dei bilanci associativi degli anni passati e di comunicazioni ricevute dall’ente regionale CSEN, il Consiglio Direttivo convoca il Socio Ragusa Andrea, in qualità di ex Revisore dei Conti, e il Socio Piccirilli Federica, in qualità di ex Segretario, per fare chiarezza sulla questione. Sono emersi diversi errori e mal gestioni da parte della CSEN nell’interfacciarsi con l’Associazione Arcana Domine, con il risultato che alcune tessere assicurative risultavano non attive nonostante fossero state pagate dai Soci. Verrà quindi pubblicata una lista dei Soci che hanno pagato l’assicurazione CSEN 2018 senza averla, agli effetti, attiva e verrà data loro la possibilità di ricevere un rimborso durante la fase di segreteria degli eventi associativi che si terranno durante l’anno 2019. Ulteriori chiarimenti verranno portati alla plenaria prevista per il 31/03/2019. Sin ringraziano per la disponibilità i Soci Ragusa e Piccirilli.

Aggiornamento magazzino
Il Socio e Consigliere Perin Giuseppe riporta che la pulizia del magazzino associativo è stata fatta con l’ottimo risultato d’aver sanato gli ambienti adibiti a tale scopo. Propone quindi un contratto di affitto da sottoporre all’Associazione quanto prima per formalizzare la situazione.
Alla data d’oggi, non è arrivata all’attenzione del Consiglio Direttivo alcuna proposta per un magazzino associativo con sede staccata rispetto a quella principale.

Sicurezza negli eventi associativi
Viene portato all’attenzione del Consiglio Direttivo come in alcuni eventi associativi sia stata prestata poca attenzione, da parte dello Staff organizzante, nei confronti della sicurezza dei Soci giocanti. Il Consigliere Perin Giuseppe viene incaricato di rendere noto al responsabile di sezione questa mancanza. Il Consiglio Direttivo invita, in ogni caso, tutti gli staff organizzativi a prestare la massima attenzione alla sicurezza ed al rispetto della Location durante i loro eventi, sensibilizzando anche i Soci durante un briefing ad inizio evento.

Varie ed Eventuali
Nuovamente il Consiglio Direttivo invita alla collaborazione tra tutti i Soci al fine di creare un ambiente associativo piacevole. Viene ricordato che l’Associazione punta ad essere un “contenitore di eventi larp” e che è quindi inappropriato un clima di competizione tra le varie sezioni attualmente attive; l’argomento verrà affrontato durante la plenaria del 31/03/2019.

Fine riunione ore 18.10

Scritto e Redatto dal Segretario Generale, Miglioranza Sara
Approvato dal Consiglio Direttivo