Verbale plenaria, 19/01/2019

L'associazione culturale"Arcana Domine A.C." ha indetto la riunione associativa in data 19/01/2019 in Via Stazione, 10 30029 San Stino di Livenza (VE)
Prima convocazione ore 14.30 riunione convalidata.
Ora di inizio assemblea 14:43
Cariche sociali presenti:
- Presidente, Fabro Alessio
- Membro del consiglio direttivo, Serino Giovanni
- Membro del consiglio direttivo, Geretto Riccardo
- Membro del consiglio direttivo, Scala Nicola
- Membro del consiglio direttivo, Marcat Alex
- Revisore dei Conti, Ragusa Andrea
- Segretaria, Piccirilli Federica

Lista dei soci presenti
- Amabiglia Mattia
- Fabro Alessio (esce 17.53)
- Fedrigo Mattia
- Geretto Riccardo
- Giacomin Andrea
- Giacomini Nicola
- Giraldi Francesca
- Lorenzini Luca
- Posar Francesco
- Serinio Giovanni
- Tomasetti Giona
- Miglioranza Sara
- Piva Ivano
- Gobbi Michele
- Piccirilli Federica
- Faccioni Alessio
- Antigo Maddalena
- Scala Nicola
- Mascherin Julian
- Scarpa Sofia
- D'Andreis Paolo
- De Mattei Giacomo
- D'Altoè Sebastian
- Lamon Samuele
- Pegorer Marika
- Bruscagin Tommaso
- Ghirardelli Francesca
- Crozzolin Gianmarco
- Pollio Francesco
- Ragusa Andrea
- Moro Nico
- Nardini Prisca
- Stoppa Giulia
- Marcat Alex
- Vettori Mauro
- Stoian Mihai
- Moro Flavio (entrata 17.30)
- Pravato Nicole
- Biason Linda (entrata 16.30)

Totale soci presenti: 38

ORDINE DEL GIORNO:
1) Approvazione del bilancio
2) sintesi dell'anno sociale
-rapporto delle sezioni
-situazione magazzino
-organizzazione sezioni e regole comuni
3) Elezione due consiglieri e tesoriere
4) varie ed eventuali

1) Approvazione del bilancio
Il revisore dei conti Ragusa Andrea ha presentato il bilancio per l'anno solare 2018. Da esso si evince che l'associazione è cresciuta a livello di iscritti e a livello di entrate. L'anno si è concluso in attivo con fondo cassa pari a 3200 euro.
Per informazioni dettagliate si consiglia di consultare il file allegato prodotto dal revisore dei conti.
Il bilancio viene approvato all'unanimità.

2) Sintesi anno sociale

CONSIGLIO DIRETTIVO (Fabro Alessio): il consiglio direttivo si è arenato sulla questione carta conto associativa non solo per questioni personali legate ai singoli membri del consiglio direttivo, ma per numerose difficoltà nel poter ottenere un appuntamento con i responsabili delle banche.
Il consiglio ha iniziato ad utilizzare i mezzi Discord e Drive per la condivisione di file e discussioni più pratiche.
Nomina il volontario Lamon Samuele per valutare quale assicurazione e metodo assicurativo sia migliore rispetto a quello attualmente utilizzato per l'associazione.
Il bilancio preventivo verrà redetto e pubblicato in forum, ma per la sua approvazione sarà necessaria una ulteriore plenaria.

PR e ONE SHOTS (Piva Ivano): il progetto Larp Italia consiste in un coordinamento a livello nazionale italiano sulla base del modello francese e sta portando buoni risultati. E' stato testato un portale Larp Italia contenente tutti gli eventi delle associazioni italiane. La stessa Arcana Domine ha partecipato condividendo con l'organizzazione i propri eventi.
Il PR sollecita alla partecipazione di soci volontari all'allestimento di uno stand al Trieste Larp Festival. Il weekend ipotizzato è quello del 4-5 maggio.
Sollecita inoltre alla partecipazione al Larp camp visto l'interesse dimostrato da persone del bolognese grazie alla promozione fatta con Larp Italia.
Per proporsi come volontari alle diverse iniziative è sufficiente contattare Piva Ivano in quanto responsabile delle pubbliche relazioni per l'associazione.
Si è notato invece un calo di interesse nei confronti degli eventi e delle campagne autoconclusive. I soci infatti sembrano più interessati a crearle e a fare da master, piuttosto che provarle come giocatori.
L’associazione è riconosciuta positivamente nel nord Italia.
Si accettano volontari per staff PR, in particolare per il ruolo vice PR per l’iniziativa Larp Italia (che andrà a sostituire, dopo un anno di tutoraggio di Ivano, il suo posto di capo PR). Il socio Piva Ivano è inoltre alla ricerca di un vice “merchandising”.
Avendo aumentato l’afflusso di giocatori rispetto agli anni precedenti, gli interventi dello Staff Fiere sono diminuiti. Lo stesso staff propone, per stimolare interesse e nuovi iscritti, di sfruttare un canale You Tube dell’associazione, ma mancano ancora volontari che si propongano per seguirlo.

ISOLA DEI DANNATI (Gobbi Michele): entro fine mese verrà messo online il regolamento e l’ambientazione revisionati a seguito dei feedback ricevuti dopo l’evento pilota. idealmente il primo live si propone per il 27-28 aprile e il secondo live a ottobre dello stesso anno.
Per ora lo staff si impegna per almeno due eventi l’anno.

MANSOUL (Antigo Maddalena): Si sono tenuti due eventi nel 2018 e sono stati valutati positivamente. Gli eventi del 2019 si propongono essere a marzo, giugno e a settembre location permettendo. Gli eventi per ora rimarranno nella zona del Veronese, aumentando il bacino di utenza e permettendo allo staff, principalmente di Verona, di gestire al meglio i ruoli e compiti da staff e conciliarli con la vita privata.

MAGAZZINO (Biason Linda): Non essendoci proposte adeguate alle esigenze di Arcana Domine per un nuovo magazzino si accetta la proposta del socio e membro del consiglio direttivo Perin Giuseppe che consiste nel mettere in affitto parte della sua abitazione non da lui sfruttata per un totale di 300 euro annui. L’utilizzo di tale struttura necessita però dei lavori di risanamento e ristrutturazione che costerebbero all’associazione 1500 euro senza manodopera. La stima è stata effettuata dal padre del socio Serino Giovanni in quanto imprenditore edile. I soci stessi si sono offerti per coprire i lavori di manodopera riducendo i costi per la stessa a zero. Il responsabile magazzino richiede volontari per la pulizia dello stesso prevista a febbraio 2019. Inoltre il responsabile magazzino fa notare come ci siano numerosi costumi e oggetti di scena da sistemare o buttare.
Si fa obbligo ai diversi staff di fare riferimento alla socia Biason Linda per ogni prelievo di materiale associativo dal magazzino. Se vi fossero proposte concrete per il miglioramento della gestione del magazzino, il responsabile si rende disponibile ad ascoltare le proposte ed idee dei soci.

OMBRE DAL PASSATO (Fedrigo Mattia): L’ultimo evento di campagna è previsto per ottobre 2019. E’ stata valutata dallo staff la possibilità di congelare la campagna ma è stata respinta perché non andava in contro alle aspettative e necessità dei giocatori, costringendo l’insieme delle persone coinvolte a bloccare in toto le proprie trame ed idee in attesa di un futuro scongelamento. Il responsabile precisa che la decisione di chiusura non è dovuta a problemi interni di coesione dello staff.
Inoltre il Consiglio Direttivo accetta la proposta del responsabile di sezione, secondo la quale, se dovesse partire una campagna basata sull’ambientazione, la storia, le trame e i personaggi di Ombre dal Passato, lo staff dovrà essere contattato e avrà diritto di veto sul materiale messo a disposizione.

COMITATO AMBIENTALE (Vettori Mauro): Il comitato ambientale fa notare come siano sempre gli stessi soci a proporsi nell’aiutare con la pulizia delle location utilizzate dai diversi staff. Viene proposto di fare una lista pre evento con i nominativi di chi si propone per aiutare. Questo per facilitare le operazioni di gestione e la divisione dei compiti. Viene inoltre proposto l’acquisto di strumenti per la pulizia e la valutazione dell’attuazione di un eventuale sconto per i soci che si offrano per tempo di aiutare il comitato. Il comitato ambientale si coordina con il revisore dei conti e i responsabili di sezione per valutare la proposta.

3) ELEZIONE CONSIGLIERI E REVISORE DEI CONTI

Scadono i mandati di Marcat Alex e di Serino Giovanni. Si candidano al ruolo di consiglieri:
Pravato Nicole
Antigo Maddalena
Serino Giovanni

La votazione viene effettuata per alzata di mano ed è possibile esprimere più preferenze.
I risultati delle votazioni sono:
Pravato Nicole eletta con 21 voti.
Antigo Maddalena eletta con 22 voti.
Serino Giovanni non eletto con 20 voti.

Scade il mandato di Ragusa Andrea come revisore dei conti. Si candida D’Andreis Paolo che viene eletto con 30 voti.

Scade il mandato di Piccirilli Federica come segretaria. Il presidente nomina la socia Miglioranza Sara come nuova segretaria associativa.

4) VARIE ED EVENTUALI

Il socio Samuele Lamon mette in vendita armature, armi e scudi. Le venderebbe all’associazione preve congruo compenso. Il consiglio direttivo  accetta di prendere in considerazione la proposta di acquisto di armature fatta tempo fa dal responsabile di sezione di ombre dal passato, Fedrigo Mattia, in vista del bilancio preventivo.
Il socio Giacomini Nicola chiede perché, nonostante fosse stata posticipata la votazione alla precedente plenaria, siano stati nominati 2 soci onorari (Associazione Tanagura e Pasut Sergio) dal consiglio direttivo.
Il consiglio direttivo si è accorto dell’errore commesso e ha bloccato la nomina.
La socia Nicole Pravato consiglia di evitare commenti e post che possano scatenare reazioni di rabbia e malumori all’interno dell’ambiente associativo, con particolare riferimento ai gruppi Arcana Domine e Bosco degli Elfi. I moderatori e amministratori della pagina facebook devono cercare di limitare questo tipo di comportamenti segnalati eliminando, quando necessario, i commenti. Si ricorda inoltre che il gruppo Bosco degli Elfi è esterno all’associazione e ha uno stampo prettamente ludico, per cui può capitare, spesso e volentieri, che le discussioni degenerino.

Termine dell’assemblea: 18.45

Presidente, Fabro Alessio
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Vice presidente, Palamin Marco
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Segretaria Uscente, Piccirilli Federica
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Scritto e redatto dalla Segretaria Uscente, Piccirilli Federica, e dalla Segretaria Entrante, Miglioranza Sara.