Verbale riunione Consiglio Direttivo - 28/09/2019

Luogo: Pordenone, Via della Colonna 42.

Presenti (aventi voto):
- Alessio Fabro, presidente
- Mattia Fedrigo, vice-presidente
- Matteo Vianello, consigliere
- Giuseppe Perin, consigliere (fino alle 13:04)
- Andrea Ragusa, consigliere
- Federica Piccirilli, consigliere (dalle 12:00)

Presenti (non aventi voto):
- Paolo De Andreis, revisore dei conti

Redazione del verbale: Andrea Ragusa.
Inizio della riunione: ore 9:38.

Ordine del giorno:
(1.) modifica del regolamento interno per lo sblocco delle giacenza di cassa associativa
(2.) convocazione dell'assemblea plenaria dei soci
(3.) nomina del responsabile sezione Comunicazione e Fiere
(4.) aggiornamento sezione Eventi One Shot
(5.) cambio della sede legale dell'associazione
(6.) acquisti per il magazzino associativo
(7.) sistemazione fisica della sede del magazzino associativo
(8.) tipologia di spese e rimborsi ammesse per le sezioni
(9.) budget delle sezioni e preparazione al bilancio preventivo 2020
(10.) modalità di consultazione del rendiconto e del patrimonio associativo
(11.) procedure di segreteria 2019
(12.) riscrittura integrativa di parti dello statuto associativo

1.
Il Consiglio Direttivo sottoporrà alla plenaria una proposta di modifica del punto 3.4.e) del regolamento interno. Si propone di modificare la voce: "Il bilancio annuale dell’associazione non deve terminare in deficit" nella seguente dicitura: "Al termine dell'anno fiscale, deve essere presente e fruibile in cassa associativa una quota minima di giacenza, decisa e comunicata dal Consiglio Direttivo entro la fine dell'anno fiscale stesso.” L'entità della giacenza verrà valutata quale sufficiente per affrontare eventuali emergenze contingenti in rapporto alle spese stanziate.
La mozione viene posta a votazione del Consiglio Direttivo: con 6 voti favorevoli su 6 votanti, la mozione è approvata all'unanimità.

2.
La modifica di punti del regolamento interno richiede un'assemblea plenaria dei soci per la validazione. Viene proposta un'assemblea plenaria entrro la fine del 2019. La mozione viene posta a votazione del Consiglio Direttivo: con 6 voti favorevoli su 6 votanti, la mozione è approvata all'unanimità.
Il Consiglio Direttivo convoca la plenaria dell'assemblea dei soci il giorno 23 novembre 2019, luogo: Lago Le Roste, Chions (PN), orario da stabilire. Seguirà comunicazione in modo ufficiale.

3.
Per il ruolo di Responsabile Comunicazione e Fiere, date le candidature ufficialmente pervenute per il bando in questione, viene presentata solo la candidatura di Giovanni Serino.
Il Consiglio Direttivo vota: con 6 voti favorevoli su 6 votanti, la nomina è approvata all'unanimità.
Il Consiglio Direttivo riscontra e segnala pubblicamente che il team del responsabile Comunicazione e Fiere merita di essere potenziato e necessita altri membri tra i soci.

4.
Il Consiglio Direttivo ribadisce che la sezione è disponibile a ricevere proposte e richieste da parte di eventuali team organizzatori. Date le esperienze pregresse, il Consiglio Direttivo suggerisce che gli eventi one-shot prevedano un'organizzazione a tavolino dei partecipanti, più che un reclutamento sul posto di eventuali astanti.

5.
A seguito della richiesta di spostamento dell'attuale sede legale di Arcana Domine, sita a S. Stino di Livenza, il Consiglio Direttivo ha ottenuto il permesso dal locale Quarta Dimensione di Udine (Via Ermes di Colloredo, 14 - Udine) di accogliere la sede legale dell'associazione. La mozione verrà posta all'approvazione dei soci durante la plenaria secondo le condizioni indicate all'art. 12 comma 8 dello statuto associativo.

6.
Il Consiglio Direttivo, a seguito di numerose segnalazioni, segnala la carenza di costumistica base e la mancanza di adeguate scaffalature nel magazzino associativo.
Dopo l'assemblea plenaria, il Consiglio Direttivo delibera che verrà chiesta ai responsabili delle sezioni attive nell'anno 2020 (o ai loro delegati) una lista che indichi le priorità e le entità di eventuali acquisti richiesti, per una successiva approvazione delle spese in accordo con il Responsabile Scenografia e Magazzino.
A tal fine, il Consiglio Direttivo e il Responsabile Scenografia e Magazzino verificheranno le convenzioni in essere con i fornitori (es. LARP store, Le Rune, Mytholon), verificando l'opportunità di approfittare di proposte convenienti o di giacenze in dismissione.

7.
Per un anno di affitto degli spazi del magazzino associativo (da estate 2018), attualmente in affidamento al socio Giuseppe Perin, vengono riconosciuti al socio i 300 euro annui concordati.
Al completamento della ristrutturazione dell'attuale parte del fabbricato che ospita il magazzino associativo, opera che sarebbe effettuata in autonomia e a spese proprie dal socio Giuseppe Perin, in caso di conferma dell'opzione (non essendoci attualmente alternative al magazzino ora in uso a seguito degli appelli finora diramati) verrà concordata una nuova quota di affitto annuale, stimata indicativamente attorno ai 500 euro annui o in proporzione ai lavori apportati. Tale opzione non comporterebbe quindi una manodopera associativa e il versamento preliminare dei 1500 euro di materiale da costruzione.

8.
È stata posta all'attenzione del Consiglio Direttivo una richiesta di modifica nella gestione attuale dei rimborsi della cassa associativa per le sezioni, perché potessero essere integrati anche alcuni rimborsi spesa per i costi di trasporto a mezzo personale dei membri delle sezioni, sostenuti per l'organizzazione di eventi associativi e per la movimentazione fisica del magazzino durante tali eventi.
Il Consiglio Direttivo vota: con 1 voto favorevole su 6 votanti, la richiesta è respinta. Il Consiglio Direttivo ribadisce che è lecito chiedere un rimborso solo dei costi sostenuti per il noleggio o l'acquisto di beni, mezzi e servizi non personali dei soci.

9.
Il Consiglio Direttivo specifica ed esplicita le causali di spesa ammesse in bilancio preventivo e consuntivo per le sezioni:
- (1) affitto o noleggio di luoghi, beni, mezzi o servizi terzi;
- (2) spese di cancelleria e di materiale promozionale di consumo;
- (3) lavaggio della costumistica del magazzino associativo.
Per il bilancio della sezione Scenografia e Magazzino, a cui fanno capo la gestione operativa e gli acquisti del magazzino associativo, è ammessa anche la seguente causale:
- (4) acquisto di materiale di scena associativo.
Entro la fine dell'anno fiscale 2019, il Consiglio Direttivo contatterà i responsabili delle sezioni attive nell'anno 2020 per informarsi sulle entità delle spese che ipotizzano di dover sostenere e degli eventuali anticipi necessari dalla cassa associativa.
Sarà necessario un conguaglio al rialzo con l'ente assicuratore per lo sforamento del numero medio di partecipanti agli eventi associativi: per l'anno 2020, viste le stime degli organizzatori, il numero medio concordato a inizio anno sarà elevato a 75 persone.
Il Consiglio Direttivo si riserva di valutare insieme con il Responsabile Scenografia e Magazzino un regolamento del magazzino che contempli anche i costi di gestione dello stesso.
Il Consiglio Direttivo ribadisce infine che la qualità “low-cost” egli eventi dell'associazione è dovuta alla mutua collaborazione e alla volontaria partecipazione dei soci durante l'organizzazione e la suddivisione degli incarichi necessari all'espletamento delle attività. Qualora tale apporto venisse meno, i costi derivanti dal mancato contributo del corpo completo dei soci potranno necessariamente gravare sulla quota degli eventi stessi.

10.
Il Consiglio Direttivo ha stabilito insieme con il Revisore dei Conti una modalità di condivisione periodica delle informazioni riguardanti il conteggio aggiornato della cassa associativa e del saldo del conto corrente associativo.

11.
Il Consiglio Direttivo ha fatto il punto sulle modalità di gestione della segreteria durante gli eventi del 2019.
E' stata valutata e scartata la richiesta da parte di alcuni soci di adottare Paypal per i pagamenti: un conto Paypal ha un costo non sostenibile per l'associazione in quanto di gran lunga superiore a quello riservato per i privati. Il Consiglio Direttivo resta aperto ad altre proposte da parte dei soci.
È stato reputato ottimale il metodo della sezione Isola dei Dannati che implementa nell'iscrizione all'evento da database online anche l'informazione del codice fiscale.
Il Consiglio Direttivo consiglia tutte le sezioni di favorire il metodo del pagamento anticipato dei partecipanti agli eventi per agevolare i tempi e le procedure di segreteria e per consentire per tempo le valutazioni organizzative e logistiche degli staff coinvolti. La conferma anticipata della presenza mediante pagamento anticipato evita inoltre che il socio, qualora non si presenti, risultando comunque iscritto nella lista degli assicurati, contribuisca ad aumentare il premio annuale assicurativo a carico dell'associazione, calcolato sulla media delle presenze anticipatamente dichiarate.

12.
Il Consiglio Direttivo prende in esame una parziale riscrittura di alcuni punti dello statuto associativo del 2015 per adeguarli alle sovrascritture e agli addenda sanciti nel tempo da una somma di verbali associativi (indirizzo della sede legale, modifica del periodo dell'anno sociale, ecc.) o per sfrondare parti puramente vestigiali (es. il Palazzo della Ragione, per il quale non vi è una corrispondenza attuale).
Il Consiglio Direttivo sottoporrà quanto prima tale modifiche all'assemblea plenaria dei soci secondo le condizioni indicate all'art. 12 comma 8 dello statuto associativo.

La riunione si conclude alle 13:28.

Scritto dal Consigliere Andrea Ragusa, approvato dal Consiglio Direttivo