Verbale riunione Consiglio Direttivo e Ritrovo Sezioni - 29/12/2019

Presenti:
- Fedrigo Mattia, Vicepresidente;
- Piccirilli Federica, Consigliere;
- Pravato Nicole, Consigliere;
- Vianello Matteo, Conigliere;
- Perin giuseppe, Consigliere presente dalle ore (14.42);

In più:
-D’Andreis Paolo, Revisiore dei conti;
-Miglioranza Sara, Segretario generale.

Riunione presso Via della Colonna 42/2, Pordenone.
Inizio riunione ore 14. 30

Ordine del giorno:
1- Modifica allo Statuto Associativo;
2- Rendicontazione del Bilancio Consultivo;
3- Punto della Situazione con i Rappresentanti di Sezione;
4- Stesura della bozza del Bilancio Preventivo


1-Modifica allo Statuto Associativo
Il Consiglio Direttivo propone e valida una serie di modifiche allo Statuto Associativo al fine di correggere e riordinare il documento. La proposta di modifica verrà presentata ai Soci durante la prima Assemblea Plenaria dell’anno 2020 per venire validata dagli stessi. Se le modifiche verranno approvate dall’assemblea dei Soci, queste verranno sottoposte nel momento in cui ci sarà la disponibilità di fondi da dedicare alla modifica
Di seguito, un riassunto sulle modifiche proposte.

La prima modifica tratta la modifica della sede legale (Art 1- Denominazione
e sede), già approvata durante la plenaria del 23/11/2019

-Si propone la modifica all'Art 3-Scopo Istituzionale:
"...riserve o capitali" viene modificato in  " ... fondi, riserve o capitali ai Soci"

-Si propone la modifica all’Art 7- Cadenza delle quote associative
l'anno sociale si chiude il 31 Dicembre di ogni anno.

-gli Art. 12, 12 bis, 13, 14, 15 e 17 vengono riuniti sotto l'Art 11 tramite
dicitura comma e vengono riordinati:
viene motificato l'Art 12 togliendo la dicitura "...non è possibile delegare
il voto..." in "...è possibile votare in via telematica nelle modalità specificate nel Regolamento Interno";
viene modificato la dicitura " ... od in sua assenza dal più anziano dei
vice presidenti" in "dal vice presidente";
viene eliminato l'Art. 12 bis;
viene modificato l'Art.13, punto 7: " ... delle deliberazioni" con "delle
delibere";
l'Art. 16 diventa comma dell'Art. 15;
l'Art 17, punto 3 viene modificato in"... Consiglio Direttivo con diritto di parola ma non di voto". In più, il punto 6 viene eliminato e spostato nelle competenze del Revisore
dei conti;
Viene modificato l’Art 11 bis, portando in Statuto il punto 4.A del Regolamento Interno Associativo, aggiungendo inoltre il punto 7 dell’Art.17.


-Viene modificato l’Art. 18: la dicitura “...gli eventuali fondi disponibili” diviene “... eventuali fondo e beni associativi”;
-Viene modificato l’Art 20: la dicitura “...o della maggioranza di un gruppo di soci non inferiore allamaggioranza assoluta degli iscritti” diviene “od un gruppo di Soci non inferiore al 20% dei Soci iscritti”;

Il Consiglio Direttivo si impegna ad aggiornare lo Statuto con le modifiche concordate in data utile alla consultazione dei Soci in vista della Riunione Plenaria.

2- Rendicontazione del Bilancio Consultivo
Il Revisore dei Conti rendiconta lo stato delle entrate/uscite associative, fornendo una prima bozza del Bilancio Consultivo che verrà presentato in Plenaria.
Viene preso in carico dal Revisore il contrattare nuovi termini per il contratto assicurativo dei Soci, ai fini di risparmiare sulla voce “assicurazione”, che risulta essere quella più onerosa tra le voci di uscita; inoltre, verranno valutate nuove proposte di assicurazioni e verrà valutato un cambio di RCT poichè l’ente CSEN si è rivelato nuovamente problematico ai fini della collaborazione. Il Consigliere Perin si incarica di valutare e fornire al Consiglio Direttivo nuove proposte.
Viene richiesto al Revisore una bozza, da compilarsi ad ogni fine evento, di entrate/uscite, al fine d’aver sempre chiara la situazione della cassa.

3- Punto della Situazione con i Rappresentanti di Sezione
Vengono convocati i rappresentanti di ogni Sezione Associativa Attiva:
-Michele Gobbi e Andrea Meneghesso per la campagna “Isola dei Dannati”
-Ivano Piva per la campagna “Cronache della Carovana”
-Linda Biason per il Magazzino
-Giovanni Serino per Comunicazione e Fiere
Inoltre, Miglioranza Sara rendiconta per la parte “Web” e Nicole Pravato per il Comitato Ambientale

Viene reso noto alle singole sezioni, in particolare alle sezioni che rappresentano una campagna, che possono considerare di avere un budget pari a quanto previsto dal bilancio preventivo; viene, inoltre, indicata la quota di 300€ come quota da trattenere “in cassa” che andrà ad incidere sulle spese associative e non di campagna.

Michele Gobbi riporta la previsione di circa 60 partecipanti ad evento per l’anno 2020, e rende note le possibili location utilizzabili dalla campagna: Forte di Osoppo (UD), Forte Gisella (VE)- in valutazione in base al costo-, Bosco di Bandiziol (VE), Villa Varda o Torrate (PN) -in base alla possibilità di avere la location di VIlla Varda gratuitamente.
Richiede inoltre di creare un set di ciabatte, prolunghe e attrezzi vari a disposizione degli staff.

Ivano Piva riporta l’avanzamento dei lavori per la campagna in partenza. Stima un numero di giocatori pari circa a 50 partecipanti per evento e conta di utilizzare, oltre alle sopracitate location, anche quella di Forte Marghera come aveva segnalato durante la plenaria del 23/11/2019. Presenta un prospetto spese per l’anno 2020 che viene approvato dal Consiglio Direttivo. Chiede se possibile dedicare alcuni prop creati appositamente per la sezione Cronache della Carovana siano tenuti in disparte in magazzino: viene risposto che ciò che è nel magazzino associativo è utilizzabile dai soci tutti, si consiglia quindi un accordo tra i responsabili di sezione per evitare l’utilizzo di prop caratteristiche di una data sezione in altri ambiti. Viene segnalata Prisca Nardini come responsabile segreteria per la sezione Cronache della Carovana

Linda Biason rendiconta lo stato del magazzino, segnalando la mancanza di materiali tra cui armi (spade e pugnali, molti dei quali rovinati), maglie e pantaloni. Segnala che molte donazioni si rivelano inutili perchè il materiale donato non ha utilità per l’associazione quindi si riserva una selezione del materiale.
Verrà organizzata una nuova giornata di pulizia del magazzino (si valuta di cadenziare annualmente la sistemazione dello stesso) durante la quale verrà fatta una lista di materiale necessario, in accordo con i rappresentanti delle sezioni.
Viene proposto di ampliare lo staff magazzino, in modo di avere un miglior coordinamento tra gli Staff-eventi ed il magazziniere.
Perin, proprietario dello stabile in cui risiede il magazzino, rende noto che i lavori di sistemazione della stanza sono slittati a causa di alcuni imprevisti, ma che verranno svolti quanto prima.
Riprendendo il discorso  prop se le sezioni desiderano materiali specifici “riservati”- non utilizzabili da altri staff- viene chiesto alle sezioni di acquistare i materiali con soldi privati, per poi chiedere un rimborso quando il materiale potrà essere utilizzato dall’intera associazione, previa approvazione del Consiglio Direttivo e/o del responsabile Magazzino

Giovanni Serino riporta l’intenzione di creare dei volantini pubblicitari per l’Associazione. Si dichiara soddisfatto della presenza di Arcana Domine alla fiera di San Donà; rende nota l’idea, in valutazione, di creare una pagina Instagram associativa e rendiconta la situazione stagante di LarpItalia, progetto che comunque continua a seguire. In più, riporta l’intenzione di partecipare alla raccolta materiale per la creazione del LarpBook, con l’intenzione di presentare Ombre dal Passato ed Isola dei Dannati come rappresentanti dell’Associazione.

Nicole Pravato ribadisce la necessità d’ampliamento del Comitato Ambientale e presenta al Consiglio Direttivo una lista di materiale necessari per svolgere le pulizie di fine evento.

Sara Miglioranza riporta l’ingresso nel “team web” di Giovanni Serino come aiuto nella gestione del sito. Basandosi sul database della sezione Isola dei Dannati, creato da Marco Ruffati, sta venendo sviluppato un database per la sezione Cronache della Carovana, nell’ottica di avere un database associativo condiviso dalle sezioni. La sistemazione del sito arcanadomine.it ha subito un rallentamento, ma il lavoro è ripreso.

4- Stesura della bozza del Bilancio Preventivo
Assieme ai rappresentanti di sezione, ed in base alle spese previste dagli stessi, viene creata una prima bozza del bilancio preventivo per l’anno 2020.

Fine riunione ore 17.55
Verbale scritto dal Segretario Generale, approvato dal Consiglio Direttivo