Verbale riunione plenaria di fine anno 11/12/2016

L'associazione "Arcana Domine A.s.d." ha indetto la riunione associativa in data 11/12/2016 in Via Stazione 10, presso il bar Kaoskalmo a Santo Stino di Livenza.

Prima convocazione ore 14:00 fallita per mancato raggiungimento del quorum di partecipanti.

Seconda convocazione ore 15:00, riunione convalidata.

Cariche sociali presenti:

• Presidente, Lazzarin Mattia
  
• Vice presidente, Casagrande Matteo
  
• Membro del consiglio direttivo, Marcat Alex
  
• Membro del consiglio direttivo, Piva Ivano
  
• Membro del consiglio direttivo e tesoriere, Ragusa Andrea
  
• Membro del consiglio direttivo, Serino Giovanni
  
• Segretaria, Piccirilli Federica
  

Ora di inizio assemblea: 15.02

Lista dei soci presenti

1. Biason Linda
   
2. Buscato Hidalgo
   
3. Crozzolin Gianmarco
   
4. Falcomer Fabian
   
5. Fattorello Mattia
   
6. Fedrigo Mattia
   
7. Geretto Riccardo
   
8. Giacomini Nicola
   
9. Graziani Alberto
   
10. Lazzarin Mattia
    
11. Mandricardo Marco
    
12. Marcat Alex
    
13. Moro Flavio
    
14. Moro Nico
    
15. Nardini Prisca
    
16. Palamin Marco
    
17. Perin Giuseppe
    
18. Piccirilli Federica
    
19. Piva Ivano
    
20. Pollio Francesco
    
21. Ragusa Andrea
    
22. Scala Nicola
    
23. Scarpa Sofia
    
24. Serino Giovanni
    
25. Spadotto Fausto
    
26. Vettori Mauro
    

Totale soci presenti: 26

ORDINE DEL GIORNO
1 - Sintesi dell'anno associativo 2016
2 - Bilancio Consuntivo 2016
3 - Campagna Fantasy
4 - Elezioni delle cariche sociali
5 - Chiamate di intensità in gioco
6 - Gestione spazzatura
7 - Varie ed eventuali


1 - SINTESI DELL'ANNO ASSOCIATIVO 2016
L’anno del 2016 è considerabile l’anno del rilancio, un anno positivo.
Molte facce nuove, molti ritorni. Arcana Domine ha avuto molta più visibilità e se ne parla sempre di più e si nota dal maggior numero di ingressi e da diversi contatti personali e alla pagina Facebook. Ciò può essere attribuito alla visibilità dai social, al notevole passa parola e all’ottimo lavoro dello staff fiere (migliore agli anni precedenti).
Abbiamo superato la soglia dei 100 partecipanti ad evento che è positivo, ma di contro bisogna considerare che le location iniziano ad essere troppo piccole.
Per quanto riguarda il fuori gioco la questione è decisamente migliorata, ma c’è ancora margine di miglioramento.
Per la costumistica sui è visto molto impegno anche da parte dei giocatori nuovi che si sono impegnati dopo il primo live a procurarsi i materiali adeguati. La costumistica generale è migliorata. È migliorato molto anche il trucco sia sulla quantità che sulla qualità.
Per quanto riguarda la collaborazione a fine evento a liberare e a pulire la location c’è stata maggiore collaborazione su base volontaria, i giocatori in prima persona si sono auto organizzati per aiutare.
Provare su base volontaria a sensibilizzare a mobilizzare le auto e le persone che non aiutano a spostarsi dai luoghi in cui i volontari e lo staff lavorano.

2 - BILANCIO CONSUNTIVO 2016
Totale Entrate: 4669,00 €
Totale Uscite: 4366,52 €
Giacenze: 309,31 €

Bilancio preventivo 2017:
Totale Entrate: 4700,00 €
Totale Uscite: 4700,00 €
Approvato con 25 voti a favore su 25

Nel 2017 il tesoriere si impegna a trovare una formula per il pagamento online più pratica e comoda.
Referente il tesoriere Ragusa Andrea

3 - CAMPAGNA FANTASY
Spunti:
Impostare un luogo sicuro in modo che la gente non resti di guardia all’accampamento per niente a perdere tempo se non sono previsti attacchi. La cosa va specificata a inizio evento in sede di briefing.
Specificare nelle note dell’evento un kit di sopravvivenza.
Sensibilizzare i nani sulla costumistica.
PNG alle cene in gioco: lo staff e i PNG fissi fanno i PNG, i giocatori fanno solo i PG.
Le comunicazioni chat in Facebook sono rigorosamente fuori gioco, e ogni giocatore deve entrare in ogni chat delle organizzazioni in cui ha il personaggio.
Inserire link ai documenti basi nella parte specifica della campagna.

4 - ELEZIONI DELLE CARICHE SOCIALI
Membro del consiglio direttivo nominato Scala Nicola

5 - CHIAMATE DI INTENSITÀ IN GIOCO
Mauro illustra le due chiamate “Vacci Piano” e “Tutto Qui”, con un paio di esempi pratici, dette dalla vittima della situazione fisica o psicologica.
Vanno ovviamente regolamentate e potrebbero essere introdotte nel regolamento e non solo nella guida di campagna.
Prima di ogni live è necessario ricordare il funzionamento di queste regole nel briefing.

6 - GESTIONE SPAZZATURA
La gestione della spazzatura finale è un problema abbastanza presente che non è possibile delegare allo staff. Si chiede sempre ai giocatori alla fine di smaltire la spazzatura. Al larp camp di metà novembre è stato portato in atto un esperimento con sacchetti più piccoli da 50-110cm stivabili più facilmente in una macchina. Vengono prodotti più sacchi ma sono più facilmente distribuibili nelle varie macchine.
Aziende private che collaborano con il comune che si occupano di portare bidoni e co per facilitare la differenziata. Impongono ovviamente che la differenziata sia fatta bene.
La campagna fantasy si gestirà con i sacchetti personali dei singoli giocatori, vaglierà la possibilità di contattare aziende private che collaborano con il comune per smaltire la differenziata.
Sensibilizzare attraverso decurtazione Punti Presenza.

7 - VARIE ED EVENTUALI

FIERE PROPOSTA FATTA A NICOLA SCALA A MANTOVA + FIERA ARCOLE, PROPOSTA FATTA A FRANCESCO POLLIO

MANTOVA: Associazione ludica di giochi da tavolo e giochi di ruolo da tavolo di Mantova. Hanno preso le redini di Mantova comix and games. Siccome quest’anno avranno un evento piuttosto grosso collaborando con il comune relativo a vari giochi vorrebbero sapere se siamo interessati ad inserirci in questa cosa. Sarebbe verso fine maggio, con spazio da definire (hanno comunque ampi spazi) possibilità di rimborso/ospitalità. Due giorni/tre nel caso serva o interessi.

ARCOLE: Accampamento fantasy con possibilità di mettere banchetti per vendere armi larp e fare un dungeon da far provare alla gente con possibilità di offerta di ingresso. Previsto rimborso viaggio più pernottamento e cibo offerti dal comune. Mette a disposizione una sala comunale o scuola in cui dormire con i sacchi a pelo.
Serino responsabile staff fiere sarebbe dell’idea di fare uno solo dei due eventi per non caricarsi di eccessivo lavoro.

RIEDIZIONE LARP CAMP 2017 IN UN PERIODO PIÙ CALDO
Questo larp camp nonostante avesse numeri e persone ridotti è risultato bello, utile e quasi necessario per tutti. Si propone di riproporre il larp camp i cui contenuti variano in funzione delle persone che partecipano. Si propone di farlo in un periodo in un cui fa più caldo con un reclutamento maggiore e più efficace.
Proposta di farlo diventare un evento associativo annuale (con il tempo) tra maggio e agosto.

RITORNO DANIELE DI TULLIO
Il socio Flavio Moro si rivolge al consiglio direttivo riportando situazioni scomode avute con l’ex socio Daniele Di Tullio, chiedendo di evitare di riaccettarlo all’interno dell’associazione.

AIUTO PER STAFF FIERE
Lavorare nello staff fiere implica di fare alcune fiere/eventi durante l’anno, di essere presenti, di fare demo e di valutare in futuro se ripartecipare a determinate fiere o partecipare a fiere nuove.
I soci:
[List]
[*]Falcomer Fabian
[*]Fattorello Mattia
[*]Graziani Alberto
[*]Nardini Prisca
[*]Scala Nicola
si offrono per dare una mano purché si cerchi di andare a rotazione per quanto possibile.

L’assemblea si scioglie alle ore: 19.08

Grazie mille!

Grazie

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