Verbale Riunione Plenaria Associativa - 9/02/2020

Secondo volontà del Presidente Fabro Alessio, viene indetta una riunione plenaria associativa in data 09/02/2020, presso il bar Kaos Kalmo, Via Stazione 10, San Stino di Livenza (VE), con prima convocazione ora 12.00 e seconda convocazione ore 14.00.

Del Consiglio Direttivo presenti:
-Fabro Alessio, Presidente (esce ore 16.05);
-Fedrigo Mattia, Vicepresidente;
-Pravato Nicole, Consigliere;
-Perin Giuseppe, Consigliere (dalle ore 14.20);
-Ragusa Andrea, Consigliere;
-Vianello Matteo, Consigliere;

In più,
-D'Andreis Paolo, Revisore dei Conti;
-Miglioranza Sara, Segretario Generale.

Soci presenti alla seconda convocazione:
-Armellin Lisa (ore 14.15);
-Casarsa Fabrizio;
-CremoniCristian;
-Crozzolin Gianmarco;
-D'Altoè Sebastian( esce alle 17.20);
-De Stefano Giulia(esce alle 16.05);
-De Mattei Giacomo;
-Elpi Alessio (14.40);
-Giacomini Nicola;
-Giusto Chantal;
-Gobbi Michele (ore 14.25);
-Manzini Matteo;
-Meneghesso Andrea (ore 14.25);
-Medea Andrea;
-Monfredo Manilyn (ore 14.15);
-Moresco Matteo;
-Moro Nico;
-Piva Ivano (ore 14.50);
-Pollio Francesco (ore 14.20)
-Rui Marika;
-Sacco Cristina;
-Serino Giovanni;
-Tamisari Marco;

In più, in quanto Soci aventi diritto di voto Barnes Christian Lee, Pitton Rossella e Stoian Mihai votano con modalità telematica.

Ora di inizio riunione: 14.10
Ordine del giorno:
-Bilancio 2019;
-Bilancio preventivo 2020;
-Dimissioni del Presidente ed elezioni del nuovo Presidente;
-Modifiche allo Statuto Associativo;
-Report sezioni;
-Varie ed eventuali;

-BILANCIO 2019
Il Revisore dei Conti distribuisce una panoramica della situazione economica associativa:
Link al bilancio: https://drive.google.com/open?id=1V6VfHeS9UqEBIBfqZa0V8-LR6O-GJgJS
Chiarisce come il bilancio si sia discostato rispetto al previsto ad inizio anno, sottolineando come ci siano state delle uscite impreviste ed alcuni costi maggiori rispetto al preventivato.
L'assemblea vota l'approvazione del bilancio: il voto è unanime
L'assemblea approva il bilancio 2019.

-BILANCIO PREVENTIVO 2020
Il Revisore dei Conti, in accordo con le sezioni ed il Consiglio Direttivo, stende un bilancio preventivo cercando un maggiore risparmio rispetto all'anno 2019, cercando di fare delle considerazioni a carattere cautelativo per evitare il presentarsi di imprevisto come accaduto durante il 2019
Link al bilancio: https://drive.google.com/open?id=1Mlk9LgqORF57fETDJHYCDUaeXeZePQIb
Viene chiarita la voce "pubblicità" che rientra nelle possibili spese del Responsabile comunicazione e fiere per volantini, materiale promozionale ecc.
Viene chiarita la voce "web" che risulta aumentata rispetto al bilancio del 2019: comprende la voce di pagamento della PEC, del rinnovo del dominio del sito ecc.
Viene chiarita la voce della spese location, in accordo con il verbale riunione del Consiglio Direttivo e delle Sezioni
L'assemblea approva il bilancio preventivo 2020 in modo unanime.

-DIMISSIONI del PRESIDENTE ED ELEZIONI DEL NUOVO PRESIDENTE
Fabro Alessio, come anticipato, firma e consegna le dimissioni dal ruolo di Presidente.
Il Vicepresidente chiede se tra i presenti soci maggiorenni, ci siano dei candidati volontari al ruolo di Presidente. Si presentano volontariamente:
-Gobbi Michele;
-Pravato Nicole;

I candidati si presentano e rispondono alle domande che l'assemblea rivolge loro.
Si procede al voto:
Pravato Nicole: 18 voti + 3 telematici;
Gobbi Michele: 9 voti;
Pravato Nicole diventa nuovo Presidente associativo.
Si rende necessaria l'elezione di un nuovo Socio per ricoprire il ruolo di Consigliere Direttivo al posto di Pravato. Si presentano volontari:
-Moro Nico;
-De Mattei Giacomo;
I candidati si presentano e rispondono alle domande che l'assemblea rivolge loro.
Si procede al voto:
Moro Nico: 21 voti + 2 telematici;
De Mattei Giacomo: 18 voti + 1 voto telematico;
Nico Moro viene eletto nuovo Consigliere Direttivo dall’Assemblea dei Soci.

-MODIFICHE ALLO STATUTO ASSOCIATIVO
Il Vice Presidente espone come, con la riforma del Terzo Settore, si renda necessaria la sistemazione dello Statuto Associativo.
Il Consigliere Ragusa espone il dubbio sul fatto che, durante la prima Plenaria annuale, nè il Presidente nè il Segretari , adibiti alle gestione delle nuove iscrizioni dei Soci, siano effettivamente Soci: il punto verrà discusso dal Consiglio Direttivo

Il Vicepresidente riassume le modifiche proposte allo Statuto.
Viene richiesto di specificare la modalità del voto telematico: il Consiglio Direttivo, concorde con la richiesta, provvederà a normare il voto telematico ed a proporre all’Assemblea dei Soci le adeguate modifiche riguardanti il Regolamento Associativo
Viene richiesta la votazione per approvare le modifiche proposte: l'assemblea approva all'unanimità.
Il Presidente avrà tempo un mese entro la data dell'assemblea per depositare il nuovo Statuto con il presente verbale firmato.

-REPORT SEZIONI ANNO 2019/PROGETTI 2020
Giovanni Serino rendiconta per la sezione Pubbliche Relazioni:
Buon riscontro per la fiera di San Donà del Fumetto (ottobre 2019). Contattato Larp Book ed inserite nel progetto delle foto della campagna conclusa Ombre dal Passato. Si palesa la possibilità di presenziare per Venezia Comix. Preventiva la possibilità di stampare nuovi volantini e la possibilità di apertura di account Instragam associativo.
Ragusa suggerisce di investire parte del budget in foto professionali da utilizzare anche per volantini e/o per il futuro account INstagram, Serino prende in carico si informerà. Giacomini suggerisce di contattare fotografi per cosplayer che potrebbero meglio rientrare nel budget previsto per la sezione Comunicazione e Fiere.
Gobbi chiede di realizzare dei cartelloni da posizionare nelle location per spiegare agli esterni dell’Associazione la tipologia di evento in corso. La proposta verrà valutata.
Serino chiede l'auto ai soci per raccogliere nomi siti/store/market place con il fine di creare un elenco di fornitori convenzionati con l'Associazione.
Viene proposta la creazione di magliette associative da utilizzare come "distinguo" durante le fiere.
Serino rimane l'unico membro dello staff Comunicazioni e fiere: Ragusa e Meneghesso si propongono come aggiunte allo stesso.
Piva Ivano riferisce per la sezione Comunicazini e Fiere(prima parte 2019), One Shot e per la campagna Cronache della Carovana
Riporta la buona riuscita del Larp Camp 2019 e palesa l’interesse di replicare l’evento per quest'anno, chiedendo che sia qualcun'altro ad organizzarlo.
La sezione One Shot rimane ferma per l'anno 2019. Ci sono le basi per una One Shot multi-associativa, con regolamento semplice, tuttavia l’idea è ancora in fase di sviluppo.
Per quanto riguarda la campagna Cronache della Carovana, riferisce come siano in lavorazione diversi materiali (guide, manuali ecc) e che una volta pubblicati verranno palesate le date degli eventi. Si prevede come prima data per il live il mese di aprile, con la possibilità di fare delle cene in gioco- in base ai gruppi di appartenenza In Game- precedenti al primo evento di campagna. Vengono previsionati 3 live sicuri, forse 4.
Gobbi Michele riferisce per la sezione di Isola dei Dannati.
A breve riceveranno conferma delle location confermate, ed anticipa il promo live dell'anno il 21-22 marzo presso la fortezza di Osoppo.
Ci saranno 4 eventi per l'anno 2020, confermando il prezzo di 15€ ad evento. Chiede se i giocatori presenti sarebbero disponibili a pagare 25€ per una casa scout zona Udine/Gemona con stanze letto, acqua calda ed utilizzo cucina attrezzata: la proposta viene accolta piuttosto positivamente. Il Vicepresidente ricorda ai responsabili delle sezioni sezione che è possibile utilizzare parte degli introiti degli eventi precedenti per ammortizzare il costo (per i giocatori) di un evento più costoso.
Perin Giuseppe riferisce per la sezione magazzino in vece di Biason Linda
Sono attualmente in corso d’opera diversi lavori di manutenzione e sistemazione del magazzino ( installazioni di porte, finestre, luci ecc). La giornata pulizia magazzino prevista per febbraio verrà spostata in base agli impegni personali del responsabile magazzino.
Gobbi propone di acquistare dei carrellini di trasporto per trasferire più agevolmente il materiale di magazzino nella location.

-VARIE ED EVENTUALI
Cremoni riferisce di essere in contatto con l'associazione di Inner Circle per un posto al Naoniscon di maggio 2020.
Serino prenderà contatti con l'associazione.

Moro riporta che Jolly Pizza di Brugnera si è offerta di effettuare servizio catering per l'associazione durante gli eventi: i responsabili di sezione interessati potranno prendere contatto con la pizzeria.
Cremoni, in quanto membro del Comitato Ambientale, riferisce di aver visto un miglioramento sull'affluenza dei volontari durante la pulizia post eventi associativi. Pollio si propone come volontario per il Comitato Ambientale.
Giacomini chiede una specifica circa il punto 4c del Regolamento Interno
Viene confermato che è possibile, per gli Staff, richiedere il rimborso di un noleggio per il trasporto presso ditte adibite, ma non è possibile chiedere un rimborso spese per i mezzi personali.

Viene proposta la creazione di un'applicazione associativa per gestire le new ecc. La proposta viene accolta e ne verrà valutata la fattibilità appena esaurite le priorità seguita ora dal “team web”
Matteo Moresco valuta l'ingresso nel “team web”.
Fine della riunione ore : 17.10

Verbale scritto dal Segretario Generale, approvato dal Consiglio Direttivo.