Nuova gestione Iscrizione eventi e Segreteria

Come da Verbale riunione Consiglio Direttivo del 24/03/2019, la nuova assicurazione associativa prevede la comunicazione dei dati dei singoli Soci da assicurare per prendere parte agli Eventi proposti da Arcana Domine; in particolare, sono necessari i seguenti dati da comunicare all’ente assicurativo:

Nome Campagna, Nome Evento, Luogo evento e data/e evento.
Nome, Cognome, Codice Fiscale di ogni singolo Socio partecipante a tal evento.

Sono necessari i dati di tutti coloro che prendono parte all’evento e che devono quindi essere assicurati, Staff organizzativi compresi.
Con “Evento associativo” viene indicato qualsiasi evento promosso ed autorizzato dall’Associazione Arcana Domine oppure dalle Sezione e/o dai Progetti approvati dal Consiglio Direttivo: vengono quindi compresi da questa definizione, oltre che i normali eventi di Campagne attive o One-Shot, i cosiddetti “pranzi in gioco”, che recheranno come dicitura Nome Evento “Pranzo in Gioco”.

Viene definita la seguente modalità di gestione delle iscrizioni agli eventi:

- Entro 5 giorni lavorativi dall’evento associativo,il Responsabile di Sezione deve fornire l’elenco di tutti i Soci che intendono prendere parte all’evento proposto, con i relativi dati sopracitati. A discrezione dello Staff organizzante l’evento, è possibile concedere una rinuncia all’iscrizione fino a 3 giorni lavorativi dall’evento. Il responsabile di sezione si procurerà di comunicare la lista entro e non oltre i tempi stabiliti all’indirizzo mail associativo, arcanadominestaff@gmail.com .

- In fase di segreteria evento, il Segretario generale, o i Soci delegati dal Consiglio Direttivo alla gestione segreteria, si assicurerà di verificare che i partecipanti effettivi all’evento siano presenti nella lista e quindi assicurati.
Non è possibile far parte degli eventi senza aver comunicato il nominativo - ed i dati elencati sopra- e quindi non essere assicurati. A chiunque si presenti agli eventi senza aver comunicato allo Staff organizzativo la sua presenza verrà rifiutata la partecipazione durante la fase di segreteria. Si invitano gli Staff organizzativi a vigilare su quest’aspetto.

-In fase di segreteria, la dove indicato dagli Staff organizzatori dell'evento ed a loro discrezione, sarà possibile effettuare pagamento in loco del costo evento e consegnare i moduli di iscrizione all'associazione, previa pre-iscrizione effettuata nelle modalità di cui sopra.


Esempio pratico:
Il giorno sabato 20/10 si svolgerà un evento associativo.
Il giorno mercoledì 10/10, lo Staff organizzativo chiude le iscrizioni all’evento: i giocatori hanno, quindi, la data del 10/10 come limite per iscrivere il loro Personaggio all’evento, ma, soprattutto, per comunicare la loro presenza allo Staff. Se concesso dallo Staff che organizza l’evento, l’evento potrà essere pagato in anticipo, così come l’iscrizione all’Associazione.
Entro il giorno lunedì 15/10, lo Staff organizzativo comunica i dati degli iscritti a arcanadominestaff@gmail.com. Entro il mercoledì 17/10 è possibile per i Soci partecipanti, se lo Staff organizzativo concede quest’opzione, comunicare una rinuncia all’iscrizione.
Durante la segreteria evento verrà controllato che i presenti siano stati assicurati e verranno ritirati eventuali moduli d’iscrizione all’associazione o saldati i pagamenti in loco, se concessi.

Il Consiglio Direttivo rende noto sin da ora che, data l’importanza dell’argomento per la sicurezza di i Soci, controllerà con particolare attenzione la correttezza delle procedure di iscrizione.
Il Consiglio Direttivo ed il Segretario generale si rendono disponibili a qualsiasi chiarimento in merito alla questione.