Verbale Riunione Consiglio Direttivo e Responsabili di Sezione 13/05/2020

Verbale Riunione del Consiglio Direttivo e Rappresentanti di Sezione, 13/05/2020

Presenti:
- Pravato Nicole (Presidente)
- Mattia Fedrigo (Vicepresidente)
- Perin Giuseppe (Consigliere)
- Andrea Crispino (Consigliere)
- Federica Piccirilli (Consigliere)
- Matteo Vianello (Consigliere)
- Nico Moro (Consigliere)
Inoltre,
D’Andreis Paolo (Revisore dei Conti Unico)
Giovanni Serino (Responsabile Comunicazione e Fiere).
Ivano Piva (Responsabile Campagna La Carovana)
Michele Gobbi (Responsabile Campagna Isola dei Dannati)

Ordine del giorno:
-Situazione Finanziaria AD
- Organizzazione Web Arcana
- Ripartenza e Magazzino
- Varie ed Eventuali

Ora inizio riunione: 21.20, mediante collegamento meeting telematico

Situazione Finanziaria AD:

Date le disposizioni attuative del DPCM datato 23 Febbraio 2020 e valutata la temporanea impossibilità a proseguire le attività Associative, Il Consiglio Direttivo ha valutato, con il supporto del Revisore dei Conti Unico, di congelare temporaneamente il rinnovo assicurativo per l’anno 2020 preservando dunque le quote destinate a tale copertura, versate dai Soci; in attesa della possibilità di ripresa degli Eventi.
Il Revisore dei Conti Paolo De Andreis, riporta la possibilità di riattivazione della polizza. Le modalità proposte vengono sotto elencate in breve :
Attivazione a tempo limitato destinata ai singoli eventi dell’anno (quando ripresi)
Possibilità di attivazione per attivazione annua intesa come anno solare
Viene inoltre reso noto il mantenimento di spese fisse previste per l’anno 2020 per un ammontare approssimativo di 700 euro (suddivisi tra spese magazzino, mantenimento conto corrente bancario, sito web, segreteria, spese specifiche di sezione per l’acquisto di materiali). I Responsabili di Sezione comunicano la temporanea sospensione di ulteriori spese relative in attesa della ripresa degli eventi, rispetto a quella previste e comunicate ai Soci in sede di plenaria.
Data la situazione vigente di Emergenza Sanitaria il Consiglio Direttivo si riserva il diritto di rivalutare le proposte di riattivazione di polizza, tenendo in considerazione le quote versate dai soci in data plenaria del 09/02/2020. In merito a tali quote, viene tenuta in considerazione la proposta della Consigliera Federica Piccirilli di valutare eventuale scontistica al primo evento associativo utile.

Organizzazione Web Arcana

Il Consigliere Nico Moro, quale rappresentante del Team Web Arcana presenta al Consiglio Direttivo il progetto in fasi dello sviluppo relativo alla sezione comunicazioni a seguito allegato :
Fase 1
Completamento Sito Carovana
Fase 1
Completamento pagine interne sito associativo
Fase 2
Rifacimento grafico sito arcanadomine.it
Fase 2
Collegamento LOGIN di tutti i siti

Si accetta la proposta di ampliamento del team Web con relativa comunicazione dello stesso, in favore di supporto da parte di Soci competenti nel campo informativo che possano aiutare nello sviluppo e prosecuzione dei lavori della pagina Arcana Domine.
Il Referente della sezione Comunicazione e Fiere, Giovanni Serino, chiede per maggiore chiarezza da parte della comunicazione all’interno della Pagina Facebook Arcana Domine, che i post vengano firmati da chi li pubblica così da averne uno storico maggiormente completo.

Al fine di favorire le future comunicazioni e agevolare il controllo di pubblicazioni ed accessi, il consigliere Nico Moro si propone di redigere una lista degli attuali Moderatori e Amministratori della Pagina e Gruppo Facebook.

Viene proposto, così da poter rendere il Gruppo Facebook di Arcana Domine maggiormente fruibile ai soci, di permettere la pubblicazione di contenuti riguardanti le Campagne e/o eventi Associativi (quali meme o foto). Tali contenuti dovranno comunque rispettare il Regolamento Associativo e Statuto oltre ad essere conformi alla Netiquette di Facebook stessa. In violazione di essi, resta benintesa l’applicazione del Regolamento stesso circa i provvedimenti che ne conseguiranno.

Magazzino :

Il consigliere Giuseppe Perin riporta il completamento dei lavori del magazzino Associativo, facendo presente la possibilità definitiva di riordino dei materiali e relativa pulizia.
Si riporta la segnalazione da parte del Responsabile della sezione Comunicazione e Fiere Giovanni Serino, sul ritrovamento di materiali che non rispettano gli standard di sicurezza minimi stabiliti dall’associazione. A tale proposito viene sottolineata la priorità della pulizia e riordino da parte del Vicepresidente Mattia Fedrigo, ricordando che essa precede gli eventi associativi stessi in misura di importanza.
Il Consigliere Andrea Ragusa chiede se durante i lavori o a seguito dell'utilizzo, vi siano stati danneggiamenti dei materiali Associativi.
Viene riportato dal Consigliere Perin solo la presenza di armature in metallo rovinate a causa di scorretta usura delle stesse, nonostante istruzioni antecedenti agli eventi in cui esse sono state utilizzate. A tal proposito il Responsabile della Campagna, Ivano Piva, chiede istruzioni circa il corretto utilizzo e conservazione di tali materiali.
Si propone l’invito di un membro staff per sezione alla data di riordino del Magazzino, così da divulgare le informazioni sul corretto utilizzo di materiali e modalità di riordino tali da permettere la preservazione del materiale Associativo al meglio.

Viene inoltre, riconfermata come in sede di plenaria del 09/02, la libera organizzazione della giornata di pulizia da parte della Responsabile del Magazzino, Linda Biason, non appena questa sarà nuovamente possibile, con mantenimento delle opportune misure di sicurezza previste dai Decreti dedicati all’emergenza Sanitaria. Lo stesso vale per la gestione quote destinata agli acquisti di magazzini utili a stoccaggio dei materiali o rimpinguamento in mancanza degli stessi.

Varie ed Eventuali :

A seguito di segnalazioni pervenute da singoli Soci, si pone attenzione alla sistemazione delle regole interne del Gruppo Facebook Arcana Domine circa informazioni relative a pagine non collegate all’Associazione Stessa.

Ivano Piva, propone l’iniziativa di accettazione di eventuali one shot e “live da camera” interattivi. Data la complessità di tali proposte il Consiglio Direttivo rimane aperto a proposte e alla rispettiva valutazione.

Giovanni Serino, riporta che le fiere principali a cui l’Associazione ha partecipato negli ultimi anni risultano ancora sospese a causa dei Decreto relativi all’emergenza Sanitaria, pertanto con tutta probabilità la sezione rimarrà ferma in attesa di ripresa delle Fiere stesse.

Fine Riunione ore 23.00

Verbale redatto dal Presidente, approvato dal Consiglio Direttivo.